Порядок ведения кассовых операций

Лица, работающие с кассовыми документами

Финансовые операции по приходу, перерасчету и расходу денежных средств должны проводиться с использованием специальных бланков или техники, отпечатывающей чек. Автоматизированные устройства должны предназначаться для работы с банкнотами и монетами ЦБ РФ (Банка России) и распознавать не менее четырех отличительных позиций. Рассматриваемые финансовые процедуры получили название кассовые операции (КО), а используемая аппаратура – контрольно-кассовая техника (ККТ), регистрируемая в налоговых органах.

Порядок ведения кассовых операций в 2022 году для малого и среднего бизнеса регламентируется указанием Банка России № 3210-У от 11.03.14 г., если для отдельных видов деятельности иной порядок не определен собственным нормативом.

Согласно основному закону финансовые процедуры осуществляются специально назначенным кассовым или иным работником, избранным для этого руководством компании. При этом с претендентом заключается соответствующий договор, определяющий права и обязанности назначаемого в области работы с финансами. Этот документ может являться положением, составленным руководством компании. КО в редких случаях (в сравнении с ИП) могут вестись также руководителем общества.

При проведении проверок, сверок и расчетов с кредитными организациями с кассовыми документами могут работать:

• Кассир. Если их несколько, назначается главный, и процедура проводится последним.
• Главный или единственный бухгалтер.
• Ревизор или аудитор.
• Налоговый инспектор.

Новый порядок ведения кассовых операций с 2022 года предусматривает ведение онлайн-кассы. Соответствующие изменения действуют с 1 июля. Данные с онлайн накопителя будут передаваться в ФНС для контроля.

Лимит кассы

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает установление необходимой величины денежных средств, допускаемой к хранению по месту их приема ответственным работником. Эта максимальная сумма определяется руководителем или назначенным для этого лицом на основании статистических данных, полученных после исчисления оставшейся суммы наличности по завершении трудового дня. Этот показатель фиксируется в кассовой книге.

Если лимит устанавливается за один рабочий день, фактический доход сразу увеличивается на рассматриваемый период циклов, который составляет:

1. Не более 7 дней, если в населенном пункте по месту деятельности компании существует хотя бы один филиал аккредитованного банка.
2. Не более 14 дней для отдаленных территорий России или в случае непреодолимой ситуации, мешающей исполнению обязательства.

Обычный срок цикла перевода денежных средств от 3 до 7 рабочих суток.

Проведение кассовых операций с подотчетниками

Выдача наличности из кассы может происходить под отчет. При этом заинтересованное (подотчетное) лицо – претендент на получение наличности оформляет заявление в простой письменной форме, где указывает:

• Необходимую сумму денег.
• На какой период она запрашивается.

Заявление подписывает руководитель компании с установкой даты утверждения заявки.

При получении денежных средств под отчет дисциплина ведения КО подразумевает оформление и сдачу авансового отчета, осуществляемого не позднее трех рабочих суток со дня предоставления денежных средств. Отчет сдается в бухгалтерию и к нему прилагаются подтверждающие расходы бумаги.

Выдача денег под отчет происходит только после погашения предыдущей задолженности (при наличии). Кассир при заполнении расходного ордера в соответствующую графу с основаниями прописывает «под отчет».

Документы для ведения кассовых операций

Ведение кассовых операций оформляется соответствующими ордерами приходного или расходного характера. Эти документы прикладываются в кассовую книгу. Все операции могут быть произведены на бумаге или с использованием электронной техники.

Вся рассматриваемая документация подписывается или заверяется электронной цифровой подписью бухгалтера и кассира. При отсутствии первого, его функции исполняет руководитель компании.

Если в компании действуют несколько кассиров, перемещение между ними наличности должно быть отражено в книге учета денежных средств. Такие записи происходят под роспись непосредственно в момент передачи наличности.

Документы, оформляемые на бумажном носителе, заполняются от руки или с использованием компьютера. При этом каждый должен быть подписан и в нем не должно быть исправлений.

Делопроизводство на электронном носителе происходит с учетом установки цифровой подписи, защищающей документ от несанкционированного доступа. Исправления допускается вносить до момента заверения такой подписью.

Листы в рассматриваемых книгах прошнуровываются, нумеруются и скрепляются печатью организации. На последнем листе указывается их общее количество, удостоверенное росписью руководителя или бухгалтера. Каждая запись ведется в двух экземплярах или осуществляется через копировальную бумагу. Первая остается зафиксированной в книге, вторая – отрывная, необходима для подготовки отчетности.

Заполнение кассовой книги:

1. Указание порядкового номера приходного или расходного ордера на листе, соответствующем дате осуществления операции.
2. Ф.И.О. получателя и ответственного за запись.
3. Номер счета или указание иного основания для проводимой операции.
4. Итоговая сумма, реализуемая за день и образовавшийся остаток.

К соответствующей странице книги прикрепляются необходимые части финансовой документации, используемой за день, в том числе факсимильную ленту ККТ.

При заполнении образца кассового ордера указывается следующая информация:

• Наименование ООО.
• Порядковый номер документа и дата делопроизводства.
• Реализуемая сумма.
• Ф.И.О лица, являющегося получателем или отправителем денег.
• Основание возникновения правоотношения (например, покупка какого-либо товара или сдача выручки в банк).

Если наличность реализуется со структурным подразделением, в ордере следует указать наименование этого филиала и его код.

Исправление в кассовых документах

Возможность исправления в таких документах регламентирована основным указанием ЦБ РФ. Согласно нормативу кассовыми бумагами признаются расходные или приходные ордера, которые исправить нельзя. Такой документ перечеркивается, прикрепляется к соответствующей странице книги и выписывается новый образец.

Порядок ведения кассовых операций в 2022 году допускает внесение исправлений в кассовую книгу. Если допущена ошибка, неверное перечеркивается, сверху проставляется истинное значение, а внизу страницы делается отметка: «исправленному верить», с указанием даты исправления и подтверждением этого росписями уполномоченных лиц. Последними могут быть:

• Бухгалтер.
• Руководитель.
• Кассир.

Упрощенный порядок ведения кассовых операций

С 1 июня 2014 года в России ведение кассовых операций происходит по обычной и облегченной форме. Упрощенный порядок разрешается к применению малому предпринимательству, под которое подпадает ИП и ООО с общей численностью сотрудников не более 50 человек.

Согласно нововведениям компании, использующие упрошенный метод, освобождены от установления лимита остатка наличности. При этом сделку они могут совершить на сумму, не превышающую 100 000 руб.

Для ИП предусматривается возможность отказа от использования соответствующих ордеров и ведения кассовой книги (для ООО такое не допускается).

Изменения также коснулись сферы подготовки бухгалтерской отчетности. До указанного периода вся документация оформлялась в бумажном виде, после – допускается ее составление только на электронном носителе.

Пример по порядку ведения кассовых операций ООО

ООО применяет упрощенный метод ведения КО. Лимит наличности не устанавливается. Приход/расход денежных средств отражается в соответствующих ордерах. Занесение в них записей осуществляется кассиром по факту непосредственной работы с денежными средствами. После занесения нужной информации, отрывная часть такого документа прикрепляется к листу в кассовой книге, соответствующему дате исполнения.

Одному сотруднику компании, являющемуся руководителем обособленного отделения, понадобились денежные средства для закупки оборудования. Для этих целей он запросил часть средств у головного офиса компании под отчет. Для этого было оформлено заявление в простой письменной форме, подписанное руководителем ООО. В указанной заявке указывалась необходимая сумма и время ее использования.

Заключение

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по порядку ведения кассовых операций ООО

Вопрос: Здравствуйте. Меня зовут Марат. Что будет, если при ведении кассовой операции за один день был допущена ошибка, и эта неточность была отражена в кассовой книге?

Ответ: Здравствуйте, Марат. В этом случае вы можете оставить нарушение в неизменном виде, но тогда возможно обнаружение ошибки при проведении налоговой проверки, или исправить неточность в самой бухгалтерской документации.

В первом случае, если нарушение будет обнаружено, вам грозит штраф согласно ст. 15.1 КоАП РФ (кодексу административных правонарушений России) в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Во втором, следует внести исправления в соответствующую книгу с удостоверением исправлений подписями бухгалтера и кассира. Кассовый документ, на основании которого была допущена ошибка, перечеркивается и вместо него оформляется новый.

Список законов

Вам могут быть интересны следующие статьи:

Остались вопросы и ваша проблема не решена? Получите бесплатную консультацию у юристов прямо сейчас