Уведомление участников о проведении общего собрания

Обязанность по уведомлению участников

Перед организацией общего созыва членов общества с ограниченной ответственностью (ООО) уполномоченная структура или иное лицо, ответственное за организацию мероприятия обязано своевременно и в надлежащей форме проинформировать об этом. Уведомление участника ООО о проведении общего собрания осуществляется путем отправки заказного письма на адрес заинтересованного лица, указанного в реестре членов компании. Допускается иной способ информирования, если это оговорено уставом общества.

Своевременное и надлежащим образом оформленное уведомление нужно для того, чтобы все заинтересованные лица успели надлежащим образом подготовиться, а при наличии — предоставить дополнительные предложения для рассмотрения. Если уведомление не произошло или было проведено с нарушением – общее собрание может быть признано недействительным, а его результаты отменены.

Уведомление о проведении собрания ООО регламентируется следующими нормативно-правовыми источниками:

• ФЗ № 14 от 08.02.98 (в ред. 03.07.16), являющийся основным законом об организации деятельности ООО.
• Письмо банка России № 06-52/2463 от 10.04.14, носящее рекомендательный характер, но раскрывающее суть многих, не урегулированных законодательством, вопросов корпоративного управления компанией.
• Устав общества, включающий в себя правовые нормы, носящие локальный характер применения.
• Регламент о проведении собрания в общей и внеочередной формах, а также опросным путем.

Порядок уведомления участников

Согласно закону об ООО, уведомление заинтересованных лиц происходит посредством отправки заказного письма. При этом допускается иной способ информирования, если такая возможность определена уставом или регламентом компании. В общей корпоративной практике допускаются  следующие способы уведомления:

• Заказным письмом.
• Лично в офисе компании под роспись получателя.
• Посредством телекоммуникационной сети интернет.

Стоимость затрат компании на оформление и доставку уведомления погашается за счет средств самой компании. При возмещении расходов не может быть использована большая сумма, чем затраченная фактически.

Уведомление считается предоставленным в момент доставки письма до адресата. При этом неважно, ознакомился с его содержанием получатель или нет. Это же действительно при отправке уведомления через интернет.

Информирование происходит для каждого члена в отдельности в период не позже 30 рабочих суток до назначенной даты. При этом отсчет времени может начинаться с момента отправки такого извещения либо со дня его вручения.

Образец извещения о мероприятии (посмотреть и скачать можно здесь: [Образец уведомления о собрании участников ООО]) должен включать в себя следующую информацию:

• Наименование исполнительного органа, ответственного за мероприятие.
• Повестку дня.
• Дату, время и место организации.
• Форму созыва.
• Данные о выдвигаемых кандидатах на руководящий пост компании (при необходимости).
• Проект дополнительных вопросов и предложений.
• Проекты изменений в устав и иные внутренние документы компании.

Если форма организации события заочная – в уведомлении не указывается период и территория мероприятия. Голосование происходит опросным путем по месту нахождения заинтересованных лиц.

Нарушение порядка уведомления участников о проведении общего собрания

Нарушение процедуры информирования учредителей и иных заинтересованных членов компании часто приводит к серьезным последствиям. В случае недовольства заинтересованного гражданина, права которого были нарушены, он может обратиться в суд с требованием признать итоги собрания недействительным. Если суд удовлетворит такой иск, все принятые решения и постановления теряют юридическую силу и будут признаны недействительными.

Виновники правонарушения могут быть привлечены к административной ответственности в виде наложения штрафа в следующих размерах:

• Для членов правления: от 20 000 до 30 000 руб.
• Для юридических лиц: от 500 000 до 700 000 руб.

Если собрание общества организовано с нарушением процедуры уведомления его участников, оно считается действительным в случае участия в нем всех членов компании. При этом ни один из них не должен иметь претензии по поводу неправильной организации.

Пример по уведомлению участников о проведении общего собрания

Совет директоров ООО решил провести внеочередное общее собрание по поводу изменения наименования компании, о чем было принято соответствующее решение. На основании этого решения был составлен образец уведомления, тиражированный в количестве заинтересованных лиц, участвующих в собрании.

В уведомлении были указаны следующие сведения:

• Ф.И.О. председательствующего совета директоров.
• Форма созыва.
• Дата и место проведения мероприятия с указанием времени регистрации.
• Рассматриваемый вопрос об изменении наименования компании.
• Права и обязанности членов общества.

Уведомление о проведении внеочередного общего собрания участников было отправлено посредством курьерской доставки путем личного вручения документа под роспись получателя. Расходы на доставку были погашены за счет средств компании.

Заключение

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по уведомлению участников о проведении общего собрания

Вопрос: Здравствуйте. Меня зовут Иннокентий. Я являюсь единственным учредителем ООО, производящего сельскохозяйственную продукцию. Для организации эффективной деятельности моей компании я решил изменить устав общества, включив в него пункт о возможности привлечения средств сторонних организаций либо физических лиц в уставный капитал. При этом инвестор будет становиться участником ООО. Как мне составить об этом уведомление для действующих членов общества?

Ответ: Здравствуйте, Иннокентий. В вашем случае вы можете принять такое решение самостоятельно. Но, если уставом компании указано, что остальные члены вашей компании, не являющиеся учредителями, имеют право голоса по этому поводу – вам следует руководствоваться положениями гл. 4 ФЗ № 14 от 08.02.98.

Согласно закону уведомление составляется в простой письменной форме с указанием необходимых вопросов, времени и места проведения собрания. Этот документ должен быть отправлен не позднее 1 месяца до назначенной даты мероприятия заказным письмом или иным способом, указанным в уставе вашей компании.

Список законов

Образцы заявлений и бланков

Вам понадобятся следующие образцы документов:

• Образец уведомления о собрании участников ООО

Вам могут быть интересны следующие статьи:

Остались вопросы и ваша проблема не решена? Получите бесплатную консультацию у юристов прямо сейчас