Хранение документов
Содержание статьи:
Сроки хранения документов
В ходе хозяйственной деятельности у каждого индивидуального предпринимателя скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.
Существует три категории установленных сроков:
- до 10 лет — временное хранение;
- более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
- постоянное хранение.
К ним относятся следующие документы:
- В течение четырех лет предприниматели хранят текущую бухгалтерскую отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты).
- Акты пожарной безопасности и предписания, сведения о командировках сотрудников, документы об обучении работников правилам ТБ и ОТ можно уничтожить только после пяти лет их хранения. Столько же хранятся бумаги, связанные с финансовыми операциями — кассовые книги, журналы-ордера движения денежных средств по расчетным счетам.
- Данные по кадровому составу (приказы о приеме и увольнении сотрудников, личные карточки, расчетные и платежные ведомости по оплате труда) необходимо хранить не менее 75 лет.
- Бессрочным хранением должна обеспечиваться годовая отчетность бухгалтерии, а также свидетельства постановки на учет ИП в государственных налоговых органах.
К действующим в 2017 году законодательным нормам, регламентирующим сроки хранения документов, относятся такие, как ФЗ № 402, принятый в 2011 году и Перечень типовых управленческих архивных документов. Последний оформлен в форме Приказа Министерства культуры, который был издан в 2010 году и получил регистрационный номер 558. Согласно I части этого Приказа, срок хранения документов исчисляют с 1 января последующего за истечением определенного утвержденной нормой срока. В соответствии со статьей 29 ФЗ № 402 от 2011 года, срок хранения документов у хозяйствующего субъекта должны быть отображен в учетной политики хозяйствующего субъекта.
Хранение документов ИП после закрытия может осуществляться как самим предпринимателем, так и переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив
Наиболее популярные вопросы и ответы на них по хранению документов
Вопрос: Как можно хранить документы, если на предприятии недостаточно для этого места?
Ответ: Хранение документов может осуществляться в электронном виде. Для этого необходимо их в обязательном порядке заверить электронной подписью.
Заключение
- Все хозяйствующие субъекты обязаны соблюдать срок хранения документов ИП после закрытия деятельности в течение срока, установленного действующим законодательством.
- Документы могут храниться на бумажных и электронных носителях. Электронные документы должны быть заверены соответствующей цифровой подписью руководителя юридического лица.
- После ликвидации хозяйствующего субъекта его документы могут быть переданы в городской архив.
Список законов
Вам могут быть интересны следующие статьи:
Остались вопросы и ваша проблема не решена? Получите бесплатную консультацию у юристов прямо сейчас
Внимание, акция! Получите бесплатную консультацию прямо сейчас по телефонам горячих линий!
Заявки и звонки принимаются круглосуточно и без выходных дней.
