Остальные регионы

Хранение документов

Сроки хранения документов

В ходе хозяйственной деятельности у каждого юридического лица скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.

Существует три категории установленных сроков:

  • до 10 лет — временное хранение. Включает в себя справочное хранение документов до 2- лет и архивное — свыше этого срока;
  • более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
  • постоянное хранение.

К 1 категории относятся документы хозяйствующего субъекта, связанные с кадрами. В соответствии с определенным законодательством списком:

  1. В течение одного года юридические лица хранят свои журналы учета рабочего времени и табеля, графики отпусков и данные о принятых на работу гражданах.
  2. До трех лет хранятся документы, связанные с подтверждением стажа работы и приказы о дисциплинарных наказаниях и поощрениях.banner-01
  3. Акты пожарной безопасности и предписания, сведения о командировках, документы об обучении работников правилам ТБ и ОТ можно уничтожить только после пяти лет их хранения.
  4. Характеристики, личные карточки сотрудников и трудовые договора с 2016 года необходимо хранить не менее 50 лет.
  5. Бессрочное хранение должно обеспечиваться коллективным договорам и личным делам руководителей.

Вторая категория документов хозяйствующих субъектов, подлежащая обязательному хранению — бухгалтерская отчетность. В течение трех лет необходимо сохранять первичные документы и бланки. Пять лет хранятся бумаги, связанные с финансовыми операциями — кассовые книги, журналы-ордера движения денежных средств по расчетным счетам. До 75 лет хранятся на предприятии расчетные и платежные ведомости по оплате труда.

Решение об уничтожении или отправке документов в архив принимается специальной комиссией и оформляется специальным актом. Нельзя уничтожать документы до момента проверки их налоговыми органами.

К действующим в 2016 году законодательным нормам, регламентирующим сроки хранения документов, относятся такие, как ФЗ № 402, принятый в 2011 году и Перечень типовых управленческих архивных документов. Последний оформлен в форме Приказа Министерства культуры, который был издан в 2010 году и получил регистрационный номер 558. Согласно I части этого Приказа, срок хранения документов исчисляют с 1 января последующего за истечением определенного утвержденной нормой срока. В соответствии со статьей 29 ФЗ № 402 от 2011 года, срок хранения документов у хозяйствующего субъекта должны быть отображен в учетной политики хозяйствующего субъекта.

При ликвидации юридического лица документы должны быть отправлены на хранение в городской архив.

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по хранению документов

Вопрос: Как можно хранить документы, если на предприятии недостаточно для этого места?

Ответ: Хранение документов может осуществляться в электронном виде. Для этого необходимо их в обязательном порядке заверить электронной подписью.

Заключение

  1. Все хозяйствующие субъекты обязаны хранить свои кадровые и финансовые документы в течение срока, установленного действующим законодательством.
  2. Документы могут храниться на бумажных и электронных носителях. Электронные документы должны быть заверены соответствующей цифровой подписью руководителя юридического лица.
  3. После ликвидации хозяйствующего субъекта его документы передаются в городской архив.

shtamp-01

Список законов

Вам могут быть интересны следующие статьи:


Сохраните статью себе!